Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Bearbeitung von Personendaten über robinreal.ai, die robinreal-Plattform, Mietdossier-Funktionen, Kundenportale, Kommunikationskanäle, mobile Oberflächen sowie KI-gestützte Dienste. Sie richtet sich an Besucher der Website, Mietinteressenten, Referenzpersonen, Eigentümer, Vermieter, Makler, Bewirtschafter, Geschäftskunden und weitere Nutzer. Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist die SwissBid GmbH.

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:

SwissBid GmbH
Alte Steinhauserstrasse 19
6330 Cham
datenschutz@robinreal.ai

Soweit wir Personendaten im Auftrag von Eigentümern, Vermietern, Maklern, Bewirtschaftern oder anderen Kunden bearbeiten, können diese hinsichtlich der weiteren Bearbeitung der ihnen zugänglich gemachten Personendaten selbst Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinn sein. Für die Bearbeitung personenbezogener Daten durch solche Empfänger gelten deren eigenen Datenschutzinformationen.

2. Grundsätze

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG). Soweit die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, erfolgt die Bearbeitung insbesondere zur Vertragserfüllung, zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, aufgrund berechtigter Interessen, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder gestützt auf eine Einwilligung. Wir bearbeiten nur jene Daten, die für die jeweiligen Zwecke geeignet und erforderlich sind.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Nutzung bearbeiten wir Identitätsdaten, Kontaktangaben, Adressdaten, Geburtsdatum, Nationalität, Haushaltsangaben, Angaben zu Arbeitsverhältnissen, Einkommensangaben, Versicherungsinformationen, Referenzdaten, Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Dokumente, Zahlungs- und Rechnungsinformationen, Login- und Authentifizierungsdaten, Rollen und Berechtigungen, Geräteinformationen, IP-Adressen, Cookie-IDs, Nutzungsdaten, Protokolldaten sowie technische Metadaten.

4. Nutzung der Website

Beim Besuch unserer Website werden technische Daten verarbeitet, die für den Betrieb, die Stabilität und die Sicherheit der Website erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Datum und Zeit des Zugriffs, aufgerufene Inhalte, Referrer und technische Protokolle. Diese Daten werden verwendet, um die Website bereitzustellen, Angriffe zu erkennen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

5. Benutzerkonten

Wenn Sie ein Konto erstellen, bearbeiten wir die für die Registrierung und Authentifizierung erforderlichen Angaben. Dazu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Rolleninformationen, Organisationszugehörigkeit, Login-Daten und Session-Informationen. Die Daten werden genutzt, um den Zugang zu geschützten Bereichen zu ermöglichen und Berechtigungen zu verwalten.

6. Immobiliensuche und Interessentenmanagement

robinreal ermöglicht die Suche nach Immobilien und die Übermittlung von Kontaktanfragen. Dabei bearbeiten wir Suchparameter, Objektinteressen, Kommunikationsdaten, Terminanfragen und den Verlauf von Bewerbungsprozessen. Informationen können dem zuständigen Eigentümer, Vermieter oder Bewirtschafter zur Verfügung gestellt werden.

7. Bewerbungen und Mietdossiers

Für die Erstellung und Einreichung eines digitalen Mietdossiers bearbeiten wir umfangreiche Informationen. Dazu können auch Angaben zum Aufenthaltsstatus, Referenzangaben, Ergebnisse von Referenzabklärungen, Bonitätsinformationen, Betreibungs- und Konkursinformationen, Angaben zu finanziellen Verpflichtungen, Screening-Ergebnisse, Angaben aus Fragebögen sowie Dokumente wie Identitätsausweise, Aufenthaltsbewilligungen, Arbeits- oder Einkommensnachweise gehören. Diese Informationen werden verwendet, um Bewerbungen zu erstellen, zu verwalten und den berechtigten Beteiligten im Vermietungsprozess zugänglich zu machen.

8. Immobilienbezogene Dienstleistungen und Partnerangebote

Wir können Personendaten, die wir im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienstleistungen, der Immobiliensuche, Kontaktanfragen, Mietbewerbungen, Referenzangaben oder sonstigen Interaktionen erhalten, auswerten, um den möglichen Bedarf an weiteren immobilienbezogenen Dienstleistungen zu erkennen.

Hierzu kann insbesondere die Einschätzung gehören, ob für eine Person Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Kauf, Verkauf, der Vermittlung, der Vermarktung, der Finanzierung oder der Bewirtschaftung von Immobilien von Interesse sein könnten.

Sofern wir einen entsprechenden Bedarf erkennen, können wir betroffene Personen direkt kontaktieren oder deren Kontakt an ausgewählte Immobilienpartner, Makler, Finanzierungs- oder andere Immobiliendienstleister weiterleiten. Zu diesem Zweck können wir den betreffenden Partnern die für die Kontaktaufnahme und die Erbringung der entsprechenden Dienstleistungen erforderlichen Personendaten bekanntgeben.

Betroffene Personen können einer solchen Bearbeitung ihrer Personendaten für Zwecke der Vermittlung von Partnerangeboten oder der Direktwerbung jederzeit widersprechen.

9. Referenzprüfungen

Nutzer können Referenzpersonen angeben. Wir bearbeiten die Kontaktdaten dieser Personen sowie die von ihnen bereitgestellten Informationen. Referenzpersonen können per E-Mail kontaktiert werden und erhalten gegebenenfalls einen gesicherten Link zur Abgabe ihrer Auskunft.

Wir gehen davon aus, dass Personen, welche Referenzpersonen angeben, berechtigt sind, deren Kontaktdaten an uns weiterzugeben und die Referenzpersonen über die mögliche Kontaktaufnahme informiert haben.

10. Weitergabe an Eigentümer und Entscheidungsträger

Im Rahmen des Vermietungsprozesses können Bewerbungsunterlagen, Mietdossiers, Referenzen, Bonitätsinformationen, Screening-Ergebnisse sowie weitere für die Auswahl eines Mieters relevante Angaben Eigentümern, Vermietern, Bewirtschaftern oder Maklern zugänglich gemacht werden. Der Zugang kann über Kundenportale oder durch zeitlich beschränkte und gesicherte Freigabelinks erfolgen.

11. Besichtigungen und Termine

Wir bearbeiten Daten im Zusammenhang mit Besichtigungen und Terminvereinbarungen. Dazu gehören Kontaktdaten, Terminwünsche, Kommentare, Beteiligte, Kalenderinformationen und Kommunikationsinhalte. Terminbestätigungen und Erinnerungen können per E-Mail, SMS oder andere Kommunikationskanäle versendet werden.

12. Bonitätsprüfungen

Soweit dies von Kunden aktiviert wird oder für den Vermietungsprozess erforderlich ist, können Bonitätsprüfungen durchgeführt werden. Zu diesem Zweck werden die erforderlichen Identifikationsdaten an spezialisierte Auskunfteien übermittelt. Die erhaltenen Resultate können den am Vermietungsprozess beteiligten Personen angezeigt werden.

13. Sanktions- und Compliance-Prüfungen

Zur Erfüllung rechtlicher oder regulatorischer Anforderungen können Daten mit Sanktions- und Compliance-Diensten abgeglichen werden. Hierzu können Name, Geburtsdatum, Adressdaten und weitere Identifikationsdaten verwendet werden.

14. Kommunikation

Wir bearbeiten Inhalte von E-Mails, Chatnachrichten, Kontaktformularen, Telefonaten, SMS-Nachrichten und sonstiger Kommunikation. Nachrichten können automatisiert kategorisiert, dem richtigen Vorgang zugeordnet oder innerhalb der Plattform weitergeleitet werden.

Kommunikationsdaten können innerhalb von Kundenportalen, Chat-Systemen, Messaging-Plattformen oder vergleichbaren Kollaborationsdiensten bearbeitet und gespeichert werden. Hierzu gehören Nachrichteninhalte, Anhänge, Zeitpunkte sowie technische Kommunikationsmetadaten.

15. KI-Systeme und automatisierte Funktionen

robinreal setzt KI-gestützte Such-, Analyse-, Kommunikations- und Assistenzfunktionen ein. Zur Erbringung dieser Funktionen können Nachrichteninhalte, Chatverläufe, Bewerbungsinformationen, Termininformationen, Dokumenteninhalte und weitere mit einem Vorgang zusammenhängende Daten an entsprechende KI-Dienstleister übermittelt werden.

Die eingesetzten Systeme unterstützen Nutzer und Mitarbeitende insbesondere bei der Bearbeitung von Anfragen, der Analyse von Informationen, der Erstellung von Zusammenfassungen, der Suche nach relevanten Inhalten sowie der Automatisierung von Prozessschritten. Soweit möglich treffen wir technische und organisatorische Massnahmen, um die übermittelten Daten zu beschränken und deren Vertraulichkeit zu schützen.

Entscheidungen über Vertragsabschlüsse oder Mietvergaben werden nicht ausschliesslich automatisiert getroffen.

16. Profiling

Wir können Personendaten automatisiert auswerten, um Nutzerpräferenzen, Interessen, Suchprofile und Immobilienbedürfnisse besser zu verstehen sowie unsere Dienstleistungen zu verbessern. Solche Auswertungen können insbesondere der Personalisierung von Suchergebnissen, der Bereitstellung relevanter Inhalte, statistischen Analysen und der Unterstützung von Vermietungsprozessen dienen.

Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblichen Auswirkungen erfolgen nicht ausschliesslich automatisiert.

17. Analytics und Tracking

Wir verwenden Analyse- und Monitoringdienste zur Messung der Nutzung unserer Angebote. Dabei können Informationen über Seitenaufrufe, Interaktionen, Herkunft von Nutzern, verwendete Geräte und technische Ereignisse erfasst werden. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen uns, Funktionen zu verbessern und Fehler zu erkennen.

18. E-Mail-Kommunikation und Erfolgsmessung

Von uns versandte E-Mails können technische Informationen enthalten, die eine Auswertung ermöglichen, ob eine Nachricht zugestellt, geöffnet oder darin enthaltene Links angeklickt wurden. Diese Informationen dienen der Sicherstellung der Zustellung, der Fehleranalyse sowie der Verbesserung unserer Kommunikation. Sie können eine solche Datenerhebung durch entsprechende Einstellungen Ihres E-Mail-Programms einschränken.

19. Cookies

Unsere Websites verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies dienen dem Betrieb der Website. Weitere Cookies können eingesetzt werden, um Nutzereinstellungen zu speichern, Analysen durchzuführen oder die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen.

20. Empfänger von Daten

Personendaten können an Hostinganbieter, Cloud-Dienstleister, Identitätsanbieter, Kommunikationsanbieter, Analysedienstleister, Monitoring-Anbieter, ERP- und Immobilienverwaltungssysteme, Mietdossier-Integrationen, Auskunfteien, Compliance-Anbieter, Zahlungsdienstleister und andere Auftragsbearbeiter übermittelt werden.

Dazu können insbesondere Cloudflare R2, PostHog, Sentry, Grafana, Keycloak, Matrix, Stripe, Infinity, PropBase, Mietdossier, Intrum, RobinSanctions, Twilio, Gatekeeper, ThePublicist sowie Anbieter von KI-Systemen und Analysediensten gehören. Je nach eingesetzter Funktion können hierzu insbesondere OpenAI, Anthropic, Google oder andere vergleichbare Anbieter zählen.

21. Internationale Datenübermittlungen

Empfänger können sich innerhalb der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in weiteren Staaten befinden. Sofern kein gesetzlich anerkanntes Datenschutzniveau besteht, stützen wir uns auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln oder andere anerkannte Schutzmechanismen.

22. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein. Dazu gehören Verschlüsselung, Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung, Zugriffsbeschränkungen, Sicherheitsüberwachung, Datensicherungen, Wiederherstellungsprozesse und laufende Verbesserungen der Sicherheitsarchitektur.

23. Aufbewahrung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Erfüllung der beschriebenen Zwecke erforderlich ist, berechtigte Interessen bestehen oder gesetzliche Pflichten dies verlangen. Bestimmte Daten werden nur für kurze technische Laufzeiten aufbewahrt, beispielsweise Authentifizierungs-, Freigabe- oder Zugriffstokens. Bewerbungs- und Mietdossierdaten können während laufender Vermietungsprozesse sowie darüber hinaus aufbewahrt werden, soweit dies zur Dokumentation, Missbrauchsverhinderung, Rechtsdurchsetzung oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Daten gelöscht, anonymisiert oder archiviert, soweit dies zulässig ist.

24. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre Personendaten. Insbesondere haben Sie das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir Personendaten über Sie bearbeiten und welche Daten dies sind. Sie können ausserdem die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Personendaten verlangen.

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie zudem die Löschung Ihrer Personendaten oder die Einschränkung ihrer Bearbeitung verlangen. Sie haben ferner das Recht, einer Datenbearbeitung zu widersprechen, insbesondere wenn wir Ihre Daten aufgrund eines überwiegenden berechtigten Interesses bearbeiten.

Sofern die Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung bleibt davon unberührt.

Soweit gesetzlich vorgesehen, haben Sie zudem das Recht, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Werden Personendaten im Rahmen automatisierter Verfahren bearbeitet, haben Sie das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und eine Überprüfung durch eine natürliche Person zu verlangen, sofern das anwendbare Recht ein entsprechendes Recht vorsieht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktangaben kontaktieren. Zur Bearbeitung Ihres Begehrens können wir einen angemessenen Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Sie haben ausserdem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder bei einer anderen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das anwendbare Datenschutzrecht verstösst.